책상 정리법

<책상 亂雜(난잡),모두에게 弊(폐)>
<그 자료는 어디에 있지?>,<어? 분명히 여기에 있어야 하는데…>. 중요한 때에 필요한자료가 어디에 있는지 몰라 찾을 수 없다. 이런 답답한 기분을 경험한 적은 없습니까? 동료와 상사에 폐는 끼치고 싶지 않지만 쌓여진 서류 산더미를 청소하는 것은 귀찮다. 그런 정리를 못하는 사람도 가볍게 할 수 있는 책상 정리법과 그 守則을 소개 하고자 한다.
<생각하기 때문에 귀찮게 된다. 그렇다면 아무것도 생각지 말고 자연적으로 불필요한서류가 사라지는 체계(시스템)을 만들면 된다>. 대기업 전자회사에 근무하는 土屋씨(37)가 추천하는 것이 <생각하지 않는 정리법>이다.
원칙은 매우 간단하다. 모든 서류를 우선 책상의 죄측에 쌓아 놓는다. 그리고 업무에사용한 서류는 순차적으로 책상의 오른쪽으로 이동해 가면 된다. 우측의 서류를 사용 했다면 그대로 위에 쌓아 간다.
<이렇게 하면 필요성이 높은 서류가 우측의 상부에 모이고 역으로 필요성이 낮은 서류가 책상의 좌측 하부에 쌓인다>. 그것을 적절히 쓰레기통에 버리고 보존이 필요한 것을 마지막에 파일링 하면 된다. 캐비닛 등에 잠자고 있는 서류도 순차적으로 책상 좌측에 쌓아 가면 소유물이 자동적으로 정리되어 간다 라고 하는 것이다.
土屋씨가 책상 정리법을 시작한 것은 6년 전의 일이다. 직장의 책상 대부분에는 50cm 이상의 서류가 쌓여져 있었다. <업무 효율이 너무 나쁘다>라고 단단히 마음 먹고 서류 등을 참고로 <생각하지 않는 정리법>을 고안하여 실천하기 시작 했다. 깨끗하게 정리된 土屋씨의 책상을 본 동료가 얼마 안 있어 모방을 하기 시작하는 연쇄반응도 일어나 서류더미는 차차 사라졌다. 직장의 캐비닛 있던 30여권의 보존용 자료도 9권으로 줄었다 라고 한다.
<누구도 실천할 수 있고,업무의 진척상황도 보이기 때문에 전체의 흐름을 파악하기 쉽다>. 책상 정리의 기술 향상을 목표로 하는 土屋씨를 포함한 10명은 책상정리 기술 향상을 위한 모임(연구회)도 갖고 있다 라고 한다.
<아깝다>,<언젠가 사용할지도 몰라>,<과거의 영광과 추억>. 버리는 것이 어려운 것은 <이들 3개의 유혹이 있기 때문이다>라고 한다. 유혹을 미련 없이 잘라 버리고 서류를 버리는 것이 <정리의 第一步> 라고 지적 한다.
책상을 타인에 보도록 하는 것의 효용을 강조하는 것은 리코의 MA사업부 高橋씨(35). 리코는 2005년 말에 본사 기능이전을 계기로 책상 정리를 의무화 하는 <그린 데스크(Green Desk)制>를 철저히 했다. 퇴근시와 장시간 이석 할 때는 문서와 컴퓨터를 책상에 방치하지 않고 열쇠가 달린 캐비닛에 보관하고 있다.
거기에서 효과를 올린 것이 2개월에 1회,타부문 스탭이 실시하고 있는 사무실 순찰과 층 전체를 외부에 공개하는 시도이다. <타인에 책상을 보게끔 하는 것이 깨끗하게 하는 즐거움과 의무감을 뿌리 내리게 한다. 이전할 때에 줄였던 보유 서류가 다시 증가하기 시작하는 리바운드의 예방도 되고 있다> 라고 이야기 하고 있다.



☞.책상 정리 7가지 수칙
1. 책상 위는 자신의 마음을 비추는 거울
2. 서류 등 물건을 찾을 수 없는 것은 경고 신호
3. 우선 서류를 버리는 것부터 시작
4. 버리는 것은 시간을 절약
5. <아깝다>,<언젠가 필요>,<과거의 추억> 등의 유혹을 뿌리쳐라
6. 보이게 함으로써 업무의 흐름을 파악
7. 드러냄으로써 보유 서류가 증가하는 것을 방지